Управление проектом внедрения по заявкам - обзор технологии

1.    Обследование

Обследование проводится с целью сформулировать цели проекта, установить рамки внедрения и кратко описать проблемы и задачи, которые будут решены в ходе проекта для достижения согласованного понимания этих вопросов Заказчиком и Исполнителем. Полученные данные должны быть зафиксированы в Отчете о предпроектном обследовании, который является результатом обследования.

Кроме того, в отчете должны присутствовать следующие разделы:

·         Перечень ключевых технологических операций

·         Перечень ключевых учетных операций

·         Перечень входных документов

·         Перечень выходных документов

2.    Моделирование

Моделирование – это воспроизведение учетных операций Заказчика средствами информационной системы (ИС). Моделирование выполняется для согласованного перечня ключевых технологических и учетных операций, полученных в ходе обследования. Промежуточным результатом моделирования является Модель – типовая ИС, заполненная тестовыми модельными данными, и настроенная в соответствии с результатами обследования. Модель должна наглядно демонстрировать работу системы для согласованного перечня операций.

В ходе моделирования Исполнитель выполняет демонстрацию Модели Рабочей группе Заказчика. При выявлении в ходе демонстрации отклонений в требованиях Заказчика от типовой ИС, фиксируются функциональные требования (ФТ). Моделирование может выполнятся как до начала внедрения системы, так и в ходе внедрения, как отдельная задача.

Результатом моделирования являются Модель (одна или несколько) и утвержденный Список ФТ.

3.    Фиксирование функциональных требований

При фиксировании ФТ необходимо соблюдать следующие условия:

·         Известен заказчик ФТ, член рабочей группы (РГ), готовый выполнить приемку работ по реализации ФТ. Если он не известен, необходимо обратится к руководителю проекта (РП) Заказчика с просьбой указать ответственного.

·         ФТ фиксируется в двух вариантах – исходное описание в терминах Заказчика, и принятое к реализации описание в терминах Исполнителя.

·         ФТ содержит четкое описание поведения ИС после реализации. Ответственные Заказчика и Исполнителя должны одинаково понимать ФТ. Исполнитель должен понять и согласовать формулировку в терминах Заказчика, Заказчик – понять и согласовать формулировку в терминах Исполнителя. При наличии разногласий и непонимания необходимо переформулировать ФТ или разбить его на несколько. Если необходимы уточнение и детализация, нужно отметить необходимость подготовки ФС.

·         Заказчику ФТ возможно продемонстрировать реализацию требования в ходе сдачи-приемки. Должен существовать способ убедится, что ФТ реализовано. Если такого способа нет, необходимо переформулировать ФТ таким образом, чтобы это было возможно.

·         Указан контрольный пример, на котором будет проводится сдача-приемка. Если контрольный пример имеет значительный объем или требует подготовки модельных данных, его нужно включить в функциональную спецификацию (ФС).

·         Известен или описан сценарий действий пользователя. Если действия пользователя не очевидны, не описаны в имеющихся руководствах и инструкциях, их нужно описать в ФС.

4.    Подготовка заявки

Заявка включает перечень ФТ, которые Заказчик поручает реализовать Исполнителю, сроки выполнения работ, а также плановый объем работ и их плановую стоимость. Заявка оформляется с соблюдением следующих правил:

·         Объем и сроки работ оцениваются до оформления Заявки. Если это невозможно сделать, исходя из формулировки ФТ, следует договорится с Заказчиком о подготовке функциональной спецификации (ФС) с целью оценки трудозатрат, трудозатраты на подготовку самой ФС должны быть затем включены в объем работ по заявке. Если это неприемлемо для Заказчика, следует оформить отдельную заявку на подготовку ФС.

·         ФС и материалы, предоставленные Заказчиком (ТЗ, образцы и т. п.), должны быть включены в Приложения к Заявке.

·         РП со стороны Исполнителя обязан согласовать с руководством Исполнителя привлечение специалистов, необходимых для выполнения Заявки в указанном объеме на период выполнения Заявки.

·         РП со стороны Заказчика обязан обеспечить согласование расходов на выполнение заявки с руководством Заказчика.

5.    Подготовка функциональной спецификации

Функциональная спецификация предназначена для:

·         Детализации ФТ, в случае, если задача неясна на момент подготовки ФТ или требует подробного описания.

·         Проектирования реализации ФТ, т. к. содержит описание алгоритмов работы ИС, экранных форм, модификации структуры данных.

·         Формализации процедуры сдачи-приемки, для чего содержит контрольный пример и сценарий действий пользователя.

·         Оценки трудозатрат на реализацию ФТ.

ФС готовит консультант, отталкиваясь от требований Заказчика, и получая от него необходимые уточнения. Готовая ФС согласовывается с ответственным Заказчика и РП Исполнителя. Далее, ФС передается разработчику или архитектору/техническому РП для оценки трудозатрат на реализацию. К полученной оценке консультант добавляет свои плановые трудозатраты на тестирование и работу с Заказчиком, а также трудозатраты на подготовку ФС. Полученная цифра согласовывается с РП Исполнителя и включается в Заявку.

После начала работ по Заявке, консультант принимает работу разработчика на основании ФС. При успешной приемке у разработчика, консультант по той же самой ФС выполняет сдачу-приемку работ Заказчику.

6.    Сдача-приемка работ

В ходе сдачи-приемки работ по реализации ФТ, ответственный Исполнителя демонстрирует работу ИС на модельном примере, утвержденном при подготовке Заявки. В случае, если результат действий пользователя, по сценарию, указанному в ФС, совпал с данными контрольного примера, работы являются принятыми. Итоги проведения сдачи-приемки работ фиксируются в протоколе сдачи-приемки (ПСП).

При выявлении отклонений фиксируются замечаний в виде приложения к ПСП. При возникновении со стороны ответственного Заказчика дополнительных требований, не включенных в заявку, и не описанных в ФС, фиксируются дополнительные ФТ в виде приложения к ПСП.

Любого рода тестирование на данных, не входящих в контрольный пример, остается на усмотрение заказчика после приемки работ на контрольном примере.

7.    Устранение замечаний

В ходе устранения замечаний, полученных в ходе сдачи приемки, ответственный заказчика демонстрирует корректную работу ИС в соответствии с требованиями, на контрольном примере. Демонстрируются только те функции ИС, которые вызвали замечания. При отсутствии фактов, вызвавших замечания, оформляется протокол устранения замечаний.

8.    Корректировка заявки

В случае, если в ходе выполнения Заявки, Исполнитель выясняет, что выполнение работ невозможно в указанные сроки, либо трудозатраты существенно превышают указанные в Заявке, необходимо выполнить корректировку заявки.

Корректировка заявки выполняется совместно РП Заказчика и РП Исполнителя. Исполнитель обязан представить обоснование необходимости скорректировать заявку. В заявке может быть изменен срок выполнения работ, объем плановых трудозатрат или состав выполняемых работ.

В случае принятия обоюдного решения об изменении сроков выполнения работ, состава работ или трудозатрат и стоимости работ, оформляется Протокол совещания. На основании протокола совещания Исполнителем должен быть подготовлен и согласован с Заказчиком новый вариант Заявки, либо новая Заявка с аннулированием старой.

Корректировка заявки должны быть произведена как можно раньше, и до проведения сдачи-приемки.

9.    Закрытие заявки

При наличии Протоколов сдачи-приемки без замечаний или с соответствующими Протоколами устранения замечаний по всем ФТ, указанным в заявке, заявка считается закрытой, а работы – выполненными. Факт закрытия заявки фиксируется протоколом выполнения работ (ПВР). Заявка с соответствующим протоколом выполнения работ является основанием для выставления Заказчику акта выполненных работ.

10.  Управление проектом

Работа на проекте происходит небольшими итерациями, и оформляются в виде заявок. Каждая заявка имеет детальное описание результата, функционального заказчика, кто ставит задачу и будет принимать работы, расчет трудоемкости в часах, дату начала и окончания работ. Заявки составляются небольшими блоками (не более 40 часов), что бы Заказчик смог понять цели разработки, проанализировать и согласовать трудоемкость. После согласования и утверждения заявки ответственность за ее исполнение берет на себя интегратор. Учет рабочего времени на проекте ведется в разрезе сформированных и утвержденных заявок.

Заявки приоритезируются, согласовываются с заказчиком и составляют очереди проекта. В первую очередь реализуются заявки из первой и второй категории. Реестр утвержденных заявок составляет производственный план проекта автоматизации.

11.  Отчетность по проекту

Отчеты предоставляются в табличном формате, в электронном виде и используется Заказчиком для оценки проекта и взаиморасчетов.

Отчеты содержат следующую информацию:

·         Количество открытых (согласованных) заявок по каждому участку автоматизации;

·         Количество и время выполненных заявок;

·         Просроченные заявки с указанием причин;

Отчеты по заявкам ведутся ежедневно и доступны в режиме реального времени.

Ежемесячно Заказчик согласовывает и подписывает Акты выполненных работ на сумму всех закрытых на конец месяца заявок.